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难忘的哈工大 永远的哈工大

——校友会的组织和作用初探
作者:厦门校友会
 
  “难忘的哈工大”是校友会工作的地域土壤,是校友会工作的群众基础,是校友会工作的永恒动力,是做好校友会工作的根本保证。“哈工大”品牌,是哈工大人的精神支柱,是哈工大人心灵上深深的烙印。不同地域、不同年龄、不同专业、不同层次的校友都能用“哈工大” ——伟大的母校这个概念凝聚在一起。难忘在于哈工大精神,难忘在于哈工大的“规格严格、功夫到家”, 难忘在于哈工大不断取得的辉煌,难忘在于哈工大对我们的哺育,难忘在于哈工大对我们的继续跟踪和关怀,……。“永远的哈工大”是过去、现在、将来一代又一代哈工大人为之奋斗的目标,是一代又一代“八百壮士”薪火相传的必然趋势。虽然每个哈工大人、每个哈工大校友会的力量看起来似乎单薄、渺小,但只要都能尽到哈工大人的责任,都能发挥校友会应有的作用,那就是一股强大的力量,那就是“永远的哈工大” 深邃的文化底蕴。
  虽说校友会是个自发的、松散的群众组织,但同样需要合理的组织架构和强有力的“领导”班子。要做好校友会的组织建设,充分发挥校友会的作用,并不是件容易的事。因为参与校友会的工作实际上是一件“吃力不讨好”的事,而且绝大部分人员都是兼职和义务的,校友会“领导”不仅要凭自己的能力做事,更要凭对校友的奉献、对母校的感恩和对社会的责任做事。
  搞好校友会的组织建设是做好校友会工作的关键。首先,必须处理好老、中、青校友的关系,充分发挥他们的积极性和作用;其次,健全校友会的组织架构,使校友会真正成为一个为校友想做事、能做事、做成事的组织架构;第三,强化“领导”班子,就是强化工作效率、强化奉献精神、强化凝聚力。第四,积极组织活动,尽可能满足校友的需求,努力提高校友的入会率、在会期和认同感。
  一、处理好老、中、青校友的关系。老校友德高望重、阅历丰富、做事严谨,有些是或曾经是各级岗位上的领导,有些是单位的学科或技术带头人,是中、青年校友学习的榜样。中年校友如日中天、成绩斐然、承前启后,从仕途上、经济上都具有较大的优势。年轻校友刚出校门、生气勃勃、热情满怀。如何发挥老、中、青校友的作用?如何处理好三者的关系?如何实现三者的优势互补?这些是校友会组织建设至关重要的问题。以中年校友作为骨干、富于奉献,老校友出谋献策、监督把关,年轻校友干活跑腿、历经磨练的“三结合”模式是实践证明行之有效的最佳模式,大大增强了校友会的吸引力和凝聚力。
  二、健全组织架构。健全组织架构是有效发挥校友会职能的根本保证。组织架构庞大,校友都在里面挂一“官”半“职”,大家皆大欢喜,雍肿的机构势必造成运作效能低下;组织架构不合理,不仅工作开展不起来,另外又可能把一些有能力、有热情的校友排除在外。校友会的组织建设就是要构造一个为校友想做事、能做事、做成事的组织架构,同时努力实现校友会的自我管理、自我监督、自我完善和自我发展。
  校友会每届4年,每届产生新的理事会,理事的比例约占校友的
10%-15%,理事主要采用校友推荐与理事会考核相结合的方式产生。然后由理事会选举产生会长,由会长在理事中推荐3名副会长(“出力”或“做事”副会长)和1名秘书长人选,经理事会通过后生效。秘书长在理事中提名一位常务副秘书长做为自己的助手,兼办公室主任,3名副会长在理事中各推荐一位副秘书长,分别兼任组织组、财务组、宣传组组长,副秘书长人选经会长同意后生效。办公室和各组的成员由分管的副秘书长物色和任用。另外校友会再设1-6个副会长,根据对校友会的影响力和贡献度,经理事提名和理事会通过后生效,妥善地处理好校友会班子中“出力”与“出钱”、“出名”之间的关系,这样的机构设置和人员构成能使校友会更有效发挥作用,始终使校友会保持有一个高效负责的核心工作团队,确实保证做到人尽其责。为了进一步发挥老校友的作用和对校友会工作的有效监督,校友会再设二个机构:顾问团和监督组。顾问团由历届会长、副会长、名誉会长组成,监督组由占理事会人数的10-15%的理事组成,监督员采用理事推荐和自荐形式产生,经理事会通过后生效,顾问团和监督组内部各自产生一名组长和一名副组长。顾问和监督员依校友会章程、校友会的有关制度和校友会提交的工作计划对校友会行使权力、工作绩效进行监督。通过监督,防止校友会工作偏离方向,防止校友会工作的停滞,有效地维护广大校友的权益,为校友会的健康持续发展提供机制上的保障。常务理事会由正(副)会长、正(副)秘书长组成,负责处理校友会的日常事务。
  组织架构的健全离不开学校的大力支持。进一步发挥校友总会对各地校友会的指导和监督作用,规范各地校友会的组织架构模式和校友会章程,对正(副)会长、正(副)秘书长实行总会的备案制,增强校友会“领导”的使命感,防止人员“任免”的随机性和随意性,从而避免校友会的整体形象受到损害和校友的积极性受到影响。
  三、强化“领导”班子。健全的组织架构为校友会有效地开展工作奠定了基础,但如何发挥好校友会的职能还主要靠正(副)会长和正(副)秘书长们这个核心工作团队。强化“领导”班子,就是强化工作效率、强化奉献精神、强化凝聚力。要做到分工明确,针对各个职位,制订相应的任务书;责任到人,确实把分摊的工作做好;制定计划,明确工作时效和工作目标,计划包括本届校友会的工作规划和各组的年度工作计划;定期检讨,对工作计划要经常进行检讨,追求工作计划的达成率和工作内容校友的认同度;加强监督,校友会的工作绩效由监督组来考核监督,发现问题及时反馈、及时纠正,并要求每年提交一份考核监督报告给理事会。在“领导”班子中要营造一种负责有效的工作氛围。真正做到,松散群众组织工作不松散,不是“领导”更需要领导本色。真正使校友会“规格严格”地构造组织架构,“功夫到家”地播种校友的希望。
  四、活动组织。活动的形式、次数和效果往往是校友评价校友会工作能力和工作绩效的主要标准。活动也是校友沟通、交流和互助的有效平台,活动使校友间能加深了解、增进友谊、建立合作、共谋发展。可见,合理的活动组织是提高校友入会率、在会期和认同感的最有效措施,是校友会的工作重点之一。通常,活动主要可划分为:按校友的参加范围分全局性和局域性,每年由校友会开支,举办1-2次全体校友参加的大型活动,如:中秋博饼、春节团拜等活动属于全局性活动;局域性活动是由部分校友参加的活动,如棋牌活动、庆生活动、专业讲座、迎新活动和登山活动等。按活动的内容可分:娱乐性、知识性、创业性、休闲性和交流培训性等活动。丰富的活动形式和充实的活动内容将大大提高校友的参与度和满意度,有效地激发校友自觉、主动融入校友会的热情,改变以往给人们造成的活动组织单调乏味、“校友会就是吃喝会”的不良印象。除了组织必要的活动外,同时注意关心和帮助老校友和有困难的校友,积极为刚到本地工作的校友排忧解难,创造条件使他们能体会到校友会的温暖、亲切,使校友会真正成为校友们可信赖、可依靠的家。
  经费不是搞好校友会的灵丹妙药,但没有经费就很难开展工作,活动经费筹措与管理也是校友会组织工作的重要环节。开源节流是搞好校友会财务工作的有力措施,也是校友会永续运作的根本保障。
  一、开源。开源就是调动一切积极因素,通过各种合理的渠道,努力为校友会筹措活动经费。就校友会的特性来讲,开源很有必要采取“吃着碗里的,盯着碗外的”的资金筹措办法。“吃着碗里的”,就是依靠校友、发动校友,努力提高校友的入会率,通过会员正常的交纳会费和捐赠等形式筹集活动经费。每届校友会会费一次性收取,其中退休老校友减免。“吃着碗里的”的办法名正言顺,能不能吃好是开源的关键。“吃着碗里的”前提是碗里要有东西,那么这东西是谁给的呢?是校友放进去的。凭什么放进去呢?凭着对校友会有认同感、信任度,体现在校友会对校友有凝聚力、能满足校友的需求、能为校友办实事、能用好校友每一分钱。如何在校友中通过捐赠形式筹集经费?实际上捐赠也是一种地域文化,在闽南侨乡,尤其在泉州,不仅在目前经济条件比较好的情况下,过去也一样,只要有点经济基础、有剩余的钱都热衷于公益事业,捐赠文化相当盛行,捐赠底蕴相当深厚,比如,捐赠建学校、建医院、修路造桥的例子比比皆是。如何通过校友会在校友中不断培育捐赠文化,营造捐赠的经济基础,丰富捐赠的内涵,使更多的校友更有钱,使有钱的校友更具有捐赠意识,那么开源就有效,经费就会越来越多,校友会就会进入良性的资金循环,就能为校友办更多实事。“盯着碗外的”,碗外的就是社会捐赠,利用校友会在当地的影响力和学校的知名度,适当地为企业和个人做些合法的事情,从而取得企业和个人的支持。碗里的毕竟相对有限,如果碗外的文章做足、做好,那才叫真正的开源。
  二、节流。节流简单理解好象就是“省吃俭用”,但在校友会的资金管理上节流并不那么简单。因为校友会的每一分钱都来之不易,用好校友的每一分钱实际上是能否进一步开源的保证。不仅是校友会,其它同乡会、战友会等群众组织大多从场面气派的成立大会,迅速走向歇会的原因就是因为没有“节流”或“节流”不当。造成人心背离,后劲不足。群众组织最敏感的问题之一就是经费使用问题,如何用好校友会的经费是增强校友会凝聚力、调动校友积极性、丰富捐赠内涵的关键。如何节流?首先,要建立健全的财务管理制度,克俭持会,从管理上堵死财务漏洞,提供节流的必要措施。其次,实行财务公开,财务收支报表定期在网站上公开接受校友监督,使校友具有参与感。第三,区分全局性和局部性开支,对每年举行的1-2次全体校友活动和正常的办公开销,校友会全额支付费用;如果组织部分校友的活动,参加人员采用“AA”制,每人每次酌情交一定的费用,不够部分校友会补贴,剩余部分交纳校友会。平时校友会的接待费用由一些经济条件较好(主要是办企业)的校友分别负担,不从校友会开支,过后把接待费归为个人捐赠,在校友网站给予公示。这样有效避免校友会经费使用不均的现象,防止挫伤校友积极性。第四,量入为出,每年对计划工作所涉及到的活动费用进行预算,做到有计划开支,避免铺张浪费。以上措施不但解决了校友会财务管理的主要问题,使校友对校友会更有信心,而且使校友会的小金库越来越健康。有效消除了以往每次开会都收会费给校友造成的压力和不良影响。
  校友会的作用与其定位有很大的关系,从小的讲它为校友提供一个沟通、交流和互助的平台,是校友会工作的首要作用;从大的讲它可以有效地服务于校友、服务于学校、服务于社会。
  校友具有的人才、社会、人脉、教育、信息和激励等资源是校友会取之不尽的。“永远的哈工大”离不开“永远的哈工大校友会”,我们应该充分发挥各地校友会的作用,有效整合、开发和利用校友资源,为母校创世界一流大学尽一份力量是校友会工作的重点之一。
  校友会是学校驻各地的办事处,无论是学校的领导、教授或一般的教师、刚毕业的学生每到一个地方,大多数会直接、间接地与当地校友会联系,而校友会都能从方方面面提供一些方便和帮助;校友会是学校与地方不可替代的有效平台,营造了学校与地方之间互相沟通、互相支持、协作发展的局面,促进了学校与地方之间技术交流、成果转换和人才培养;校友会是学校的师资库,校友是在校生的学长,是编外教师,是社会博导,校友的人生体验、创业经历和社会经验等是在校生难得的好教材,是课堂上学不到的,又是学生走出校门尽快适应社会、融入社会和回馈社会不可缺少的宝贵经验;校友会是传承哈工大精神的重要载体,是哈工大形象在各地的展现;校友会是学校招生就业工作的得力帮手;校友会是校友与母校的感情纽带;校友会是……。
  创新是哈工大精神的具体表述之一。校友会的组织建设和作用同样需要创新,同样需要与母校俱进。希望通过海内外各地校友会的不懈努力,真正把哈工大校友会建设成具有“人无我有、人有我全、人全我精”特色的校友会,具有团结、务实、奉献、创新“哈工大精神”标志的校友会,具有社会赞誉和认可的全国一流校友会。
  这几年来,学校校友工作所取得的成就使我们感到欣慰和满意。在此,我们厦门全体校友对热衷于校友工作并为之付出极大努力的学校领导和校友总会的所有工作人员表示最诚挚的谢意。