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精心·精细·精品

——我校实施精细化管理扫描
 
作者:杨茗
 
  场景一:点开教务处网站,新增的教室查询功能让你可以迅速地查到每一天每一节课全校所有教学楼每一间教室的使用情况。不方便上网的同学还可以通过各教学楼内悬挂的教室开放公示板了解到每间教室的开放及关闭时间。学生们说:“现在再也不用因为找自习室而浪费时间了。”
  场景二:一年一度的国家自然科学基金申报动员会上,几乎每一场宣讲都座无虚席。国家各部委的科研工作各具特色、各有重点,为了让广大教师及时了解相关信息,科技处通过不定期地举办全校范围内的宣讲会,为他们规划科研方向创造条件。科技处处长郭斌说:“我们要继续保持为广大教师服务的意识。”
  场景三:以前,人们去财务大厅办理各种业务时,经常会看到长长的队伍。这是因为,财务各项业务交叉进行,核算的要管计划,计划的又要管核算,办理一项业务要花费很长时间。现在财务处调整了相应的会计流程,把两者之间的关系理清,核算、计划分头进行,很多师生反映:“办事效率提高了。”
  ……
  细心的你一定会发现,这些发生在学校教学、科研、管理工作中的场景,无不体现着同一个主题:用精心的态度、精细的安排,确保精品的产出。
  近些年来,学校发展迅速,办学规模日益扩大,学科建设水平逐年提高。但发展的同时我们也看到,学校还存在着不少问题,突出表现在管理水平严重落后于学校发展。一方面,学校学科建设水平逐年提高,另一方面,制度不完善、粗放型管理、浪费严重等现象屡见不鲜。这些问题已经对学校发展产生了不良影响,这些问题不解决,就将影响学校的持续发展。如何通过加强管理进一步提高办学效益和办学质量?如何通过整合资源配置提高有限的资源、资产的利用效率?如何通过制度规范培养勤俭办学的精神进而形成良好的校风?……针对这些问题,在2007年寒假工作会议上,学校提出了用精细化管理加强学校内涵建设,以勤俭办学推动学校可持续发展的工作思路,按照陈至立同志提出的“提高质量、办出特色、严格管理”的要求,结合国防科工委“一提三优”工程的工作安排,从今年春季学期开始,我校全面开展精细化管理,目的是更好地加强学校内涵建设,大力提高办学质量和办学水平。在全校师生的共同努力下,学校各项工作效果显著,精细化管理取得了阶段性成绩。
 
好“管家”精打细算
  
  精细化管理首先要靠科学的制度来规范,对于管钱、管物的部门尤为重要。国资处的精细化管理,重在建章立制,一切工作用规章制度说话。《国有资产管理条例》实现了学校国有资产的有效管理,这是学校资产管理的“纲”。有“纲”还要有“目”,《无形资产管理条例》在哈工大历史上首次将学校无形资产管理起来,《公用房管理条例》给学校过去无序的公用房管理画上了句号,仪器设备、招投标、产权、图书、家具等,都各自形成了比较系统、完整的管理条例、办法和细则。这些看似繁琐实则牵动学校利益的规章制度使国资处所涉及的各项工作都能有章可循、有“法”可依。
    有了制度要实施,精细化管理最难管的是土地与房产。国资处根据不同学科专业的特点,培养人数、教师资质等情况,通过不同的计算模型,建立起“公用房产管理系统”,提出公用房“定额分配,有偿使用”的管理原则。用房单位超出定额面积标准,应向学校缴纳“房产资源调节费”。公用房有偿使用后,用房宽松的单位一时接受不了,找有关部门“谈判”,甚至吵红了脸。不满归不满,争议归争议,学校坚持用制度说话,一碗水端平。国资处与全校14个院(系)签订了超面积用房收费协议,收缴房产资源调节费76.95万元;签订各类经营性用房协议36份,总金额达700余万元,全部上缴财务,从而也结束了后勤公用房产零租赁的历史。公用房有偿使用,激活了闲置用房,解决了苦乐不均的老难题。 
 
国有资产处的人员正在清理资产(杨茗摄)
   
  全校现有仪器设备7万多台,总价值达12亿元。为了摸清底数、规范管理,更为了达到效益最大化、充分实现资源共享,国资处一改从前多个部门分散管理的做法,将所有仪器设备集中管理。过去是一个项目结束了,往往设备也闲置了;现在是一台设备买进来,其他学科也可以间接或直接使用,不仅利用率提高了,更在无形中增加了使用效益。在集中管理的基础上,国资处又实施了分层次、分类别、分项目的管理办法。目前,“211工程”、“985工程”以及其他科研专项的设备都在逐步落实分项管理,这使得对设备利用率和使用效益的分析变得更加清晰明了。过去,教学科研单位用自己的经费购置的仪器设备,使用起来比较随意。现在学校规定,只要超过800元,都要登记造册,丢失要赔偿。某实验室一次购入10个千元以上的计算机硬盘,学校检查时,发现丢失了两个,按照新规定必须赔偿。教师们不理解:我们自己的经费买的,为什么学校还要检查?还要赔偿?国资处副处长李东明说:“登记入账并不影响正常使用,有新制度管起来,不但减少了损失,更重要的是树立起爱惜国家财产、勤俭办学的意识。”
 
把钱用在刀刃上
  
  “财务处实行精细化管理,就是要把钱用在刀刃上。”财务处处长王明秀在接受记者采访时说。
  解决资金需求与供给之间的矛盾,改变粗放式预算方式,促进学校战略性发展,一直是财务工作发展的重心。在优先保证人员开支、基本设施运行、正常的教学科研的前提下,财务处做出的“可动用财务预算方案”经过使用单位与管理部门之间上下几个回合的论证,由申报单位将经费使用计划在专家委员会上进行答辩,经专家评审形成初步方案,最后经学校党委常委会讨论决定形成最终预算方案,保证了预算的公开、透明、科学、合理。2007年,财务处把各部门预算交到主管各部门校长手中,资金由校长在所属部门内进行调剂,实现了预算的细化管理,减少了乱花费等支出。
  不仅“把钱用在刀刃上”,还要保证财务的安全运行。财务处在银行设立几十个账户,一年资金运作量近几十个亿,进出上万笔资金,而近年来却没有发生重大的资金盗窃责任事故。这是因为财务处加强了内部建设,建章立制,并落到实处。2001年,财务处制定了事后总稽核制,并设立了事后总稽核,相当于内部审计部门,定期突击检查所有财务部门的税款,对于出现的错误及时纠正,从制度上规避了资金风险。财务处还建立了独立对账制度,对账人员直接对处长负责,并及时与银行对账,全年对账近6万笔,总额度达180亿元以上,使账面的资金与银行的资金相符合。对账制度独立于核算管理之外,这对财务的安全运行起到了至关重要的作用,从1999至今财务处没有出现任何资金事故。同时,财务处规范了专项经费管理,对专项经费从立项、计划、决算全过程跟踪管理,使资金链条十分清晰、明了,做到不挪用、不挤占、不超支,实现了财务的全程有效控制,为学校的专项经费安装了“防火墙”。 
 
让教学因精细而精彩
  
  在哈工大的课堂上总会看到和学生们一样认真聆听和记录的“督导”专家们。在我校已经实行了十几年的教学督导工作既是严把课堂教学质量关的重要手段,也是实施教学精细化管理的重要举措。2007年秋季学期,新一届的校本科教学督导专家组的54名督导专家又走马上任了。他们进课堂、上实验室、下考场,巡视、听课、调查、了解,对各院系教学状态、教学质量、青年教师培养进行严格监督、悉心指导、全面评价,并将督导结论综合分析,形成具体意见反馈到教务处及各院系。教务处通过不断完善的评价体系对各院系教学工作状态做出综合评价,其评价结果与对各院系的发展投入、资金分配、岗位津贴挂钩,奖优罚劣,奖惩分明。
   了解哈工大的人会知道,哈工大优秀的办学传统“规格严格,功夫到家”就是从教学工作中发展出来的;如今精细化管理又进一步丰富和发展了“规格严格,功夫到家”的办学传统,不仅教书、学习的规格要严格、功夫要到家,而且管理制度也要严格,执行制度也要一丝不苟,只有这样才能有效地保证教学质量。而要达到这一目标,仅靠教学督导是不够的,必须借鉴全面质量管理的思想,开展全员、全过程、全方位的教学质量管理。近年来,教务处建立了学生和教师全员参与,对教学过程全程监控,对教学环节全方位评价的全面质量管理模式,形成了教学督导、学生评教、教与学联络委员会、教师培训、院(系)教学工作状态评价五位一体的教学质量保障体系,确保了“严”、“实”、“精”相结合,全面提高了我校本科教学质量。正如教务处副处长赵希文所说的:“五位一体的教学质量保障体系就像5个环,环环相扣,一环不让,一环不差,闭环管理,实时监控,这才是精细化管理的关键。”
  在2006年本科教学评估中,我校得到教育部专家组的充分肯定和高度评价,以优异的成绩通过评估。本学期,教育部下发通知,正式给予我校本科教学工作水平评估“优秀”评价。正如教务处一位工作人员所说:“认真做能把事情做对,用心做才能把事情做好。我们感悟到‘教学管理无小事’,一切工作必须从细节入手,才能推动教学管理工作上台阶、上水平,才能真正出精品。”
            
科研成就在细节之中
  
  在国家重点实验室评审过程中,我校科技处指导编写的申报材料成为优秀范本;在全国高校中,我校科技处编写的《SCI投稿指南》、《EI投稿指南》成为备受关注的样板;在各个学院、各个项目组,科技处人员的身影无处不在,他们传递着国家的重要科研信息,也倾听着一线教师的需求信息。在这个细节制胜的时代,科技处通过精细化管理战胜了一个个科研管理难题,用工作成绩验证了“成就在细节之中”的道理。
  “知己知彼,百战不殆。”科技处的工作人员利用一切机会到各个实验室去,到最基层去,与一线的教师交流,了解他们的科研状况以及下一步要开展的方向,以更好地为科研人员服务。与此同时,他们全面分析我校各个科研方向在国内、国际上所处的位置,了解自身的优势与弱势,在“知己”的同时做到“知彼”,然后在“知己知彼”的基础上,整合、提炼我校的优势资源,规划下一步科研工作的重点。如针对我校基础研究相对薄弱的现状,科技处先后对上海交通大学、复旦大学、清华大学等重点高校进行了考察调研,借鉴其在科研管理方面的经验来加强我校基础科研工作。“如果不了解情况,不了解重点,平铺工作,就很难取得突破性的成果。”这是科技处的共识。无论是谭久彬教授团队的国家技术发明一等奖、两个国家重点实验室的申报成功,还是6个教育部创新团队落户我校,都是科技处“知己知彼,重点攻关”的结果。
  科技处管理着全校上千个科研项目,各类文档不计其数。为了规范研制项目的质量文件和质量记录,科技处不断加强出校产品各项文件和记录的审核范围和力度,仅2006年就完成审核项目196项,共形成建档文件240项,包括总装、科技部、国防科工委、国家基金等5方面来源。同时,科技处还发放“科研项目文件材料积累袋”,项目在研制过程中逐步进行档案积累,在项目结题时,完整的项目档案已形成,确保项目归档在每一过程积累中完整生成。仅2006就完成项目档案审核105项,包括立题阶段、论证阶段、合同签订阶段、研制设计阶段、结题阶段文件的审核。该项工作是对建档文件项目搜集的检查、审核、验收,合格后批准移交档案馆,确保涉密项目完整、及时归档。科技处以数据化和信息化改革传统的管理模式,实现了由垂直型管理向交叉网络型管理的转变。从立项到验收结束,科技处使用信息化手段进行动态过程管理,从过去的入口出口管理到全程管理,这是一个质的飞跃。
  管理出质量,管理出效益。学校把精细化管理的理念应用于教学、科研、组织、人事、财务、资产管理、国际交流、后勤建设的方方面面。众多的师生们从中看到了效益,也看到了变化。王树国校长说,精细化管理已经成为学校进行内涵建设的重要手段。通过精细化的管理,不仅完善了学校各项管理制度,使广大师生形成了善于在细微之中做学问、做事情的风格,更培养了精益求精、勤俭节约的良好学风和校风。