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聚是一团火 散是满天星

——哈工大美国华盛顿校友会的组建经验介绍及对开展与母校互动交流的建议
美国华盛顿校友会 褚巍

  毕业校友是母校的牵挂,而母校永远是校友们共同的精神家园。无论走到哪里,校友相见都会格外亲热。我于2005年来到美国国家标准与技术研究院(NIST)交流访问。在刚出国的两年里,偶尔在各种场合遇到校友,总是觉得非常高兴。首都华盛顿附近的大华府地区是北美华人聚居最为密集的地区之一,这里聚集着一大批毕业于中国不同高校的人才,或留学深造,或交流访问,或者在这里成家立业。当地的校友会林立,很多国内的名牌大学都成立了校友会组织。
  我在来美国的近10年里,一直希望与本地的哈工大校友会建立联系,但是最终失望地发现,这个组织并不存在。在华盛顿地区,有一个由各学校校友会共同发起的联合组织“大华府地区大专院校校友会联合会(大专联)”。每年都会由大专联牵头,组织校友间的大型联谊活动。每次活动前,我都会在长长的名单上寻找哈工大,希望在上面突然发现自己母校的名字,但每次都是失望的结果。有时候,听到其他校友会组织联谊活动的消息,我会觉得很羡慕,期盼我们也有自己的校友聚会活动,能结识同在一个地区工作、生活或学习的校友们。
2013年的春天,大专联再一次组织一年一度各高校的联合野餐会。这次我坐不住了,心想过去看看,即使找不到哈工大校友会组织,说不准也会碰到其他校友。最终,校友虽然没见到,但这次的经历却给我带来了一点启示。我发现参加活动的既有清华、北大这样校友众多、声势浩大的校友组织,也有一些规模很小、只有几名校友参加的小型校友会。回来以后,我就想,如果能把自己周围认识的哈工大学生组织起来,再通过宣传,吸引一些像我一样正在寻找组织的校友,只要达到二三十人的规模,我们就有条件组织自己的校友会了。
  在这种情况下,我首先和学校联系,确认华盛顿地区的确没有校友会组织。在得到学校支持后,我开始自告奋勇联系所有认识的校友,把自己的想法告诉他们,统计整理他们的个人信息;听到周围人说有认识的哈工大学生,也主动通过电话和邮件联系他们,建立通讯录和邮件组;同时在本地区有影响力的新闻媒体和网络论坛上登广告,号召校友们共同组建我们的校友组织。很多校友也积极配合,介绍自己认识的其他哈工大校友。这样,我们能联系上的哈工大校友迅速增长到了近40人。尽管还没有成立正式的校友会组织,但是我们向大专联申请并得到批准,大专联十几年的活动历史上,第一次出现了哈工大的名字。由于事先精心准备,这次活动举办得十分成功,当天前来参加活动的校友和家属人数已经超出了多数兄弟校友会。所有前来参加聚会的人员,都是第一次在本地见到这么多校友,觉得十分兴奋和惊喜。
有了第一次成功举办活动的经验,又有了详细的校友通讯信息,以后的活动就开始变得容易了。很快,微信群、facebook(脸书)群、校友会网站都一一建立起来。有了这些基础,校友会组织的正式成立变得顺理成章。
  2014年12月6日,经过反复酝酿和集体讨论, 20多位校友代表齐聚一堂,商议通过了《哈工大华盛顿地区校友会章程》和《哈工大华盛顿地区校友会组织结构办法》。《哈工大华盛顿地区校友会章程》规定了校友会的最高权力机构为校友代表大会,可以制定和修改一切规章制度,决定校友会人事安排,同时规定理事会作为本会日常工作最高执行机构及决策机构。代表大会还表决选举出了第一届校友会的组织委员会机构。我有幸被大家推选为首任会长。可以说,这次选举所产生的委员会具有很强的代表性和合理的年龄层次及行业分布。其中,美国航天航空总署资深科学家、美国华人全国委员会主席苏汲被聘请为校友会顾问。两位副会长,一位是长期活跃在大华府地区的侨界领袖、美国华人全国委员会执行会长韩清源,在本地文化领域、政界商界都颇有影响;另一位是在大华府地区房地产界炙手可热的精英房地产专家潘瑛。他们二人利用在本地长期积累的声誉和威望,为校友会扩大影响力起到了不可替代的作用。校友会很多日常工作,比如组织活动、人员物品登记管理等,都落在了工作细致、认真负责的孙晓娟校友肩上。作为秘书长,她任劳任怨,把所有的工作都安排得井井有条,赢得了广大校友的信任和赞赏。作为校友会日常工作的最高决策和执行机构,理事会需要的是有热情的年轻人,愿意花时间和精力为校友服务。解鹏、马晓月、石峰、施亮、程晟、程健、梁励、朴艳梅和黄寅君等被选举为理事,承担不同的具体工作。理事会最大特点是年轻化,所有理事都是1970年以后出生,其中6名是在读或刚毕业的“80后”甚至“90后”博士。他们有干劲、有热情,把校友会活动搞得有声有色。
为了庆祝校友会的正式成立,2015年1月11日,我们在本地区举行了隆重的庆祝典礼。学校对这次活动也高度重视,原哈工大副校长、校友总会副会长孙和义亲自来到会议现场祝贺,并带来了周玉校长的贺信。在会上孙和义接受了华盛顿校友会荣誉会长的聘书。中国驻美大使馆也格外重视我们这次哈工大校友会的活动,派出庄元元、郑保国两名领事出席庆典。由于我们校友会一成立就具有相当的规模和影响力,并在此前的大专联各项活动中高度配合、积极参与,大专联派出了会长、4名副会长、秘书长组成的代表团参加庆典活动。诸多活跃在大华府地区的有影响力的社团领袖,例如大华府同乡会联合会、旅美科协和一些兄弟院校校友会代表以及近百位哈工大校友、家属参加了这次庆典。此外,我们收到了近20封来自哈工大各院系、各地校友会组织和华盛顿地区其他学校校友会组织的贺信。华盛顿本地十几家新闻媒体对这次庆典活动进行了报道。其中,《侨报》和《华府华语网络传媒》还派出记者做了全程采访和视频报道。 
  哈工大华盛顿地区校友会成立虽晚,但是一经成立,校友们表现出的热情和能力是惊人的。不光是我们长期在华盛顿工作或学习的校友们,一些来短期交流访问的校友如在NIST的访问学者佟明斯、张浩以及在马里兰大学帕克分校访问的土木工程学院李素超老师,都积极参与、出谋划策,为校友会的建立做出了突出贡献。可以说,哈工大华盛顿地区校友会在过去的几个月里,组织活动的出色程度,比起清华、北大、中科大这些校友数量远超我们的校友会都毫不逊色。校友会从筹备、正式建立至今,除积极参与大专联举办的文体联谊活动包括春季野外聚会、友谊杯运动会、元旦同心晚会等,还承办了2014哈工大海外人才招聘会(华盛顿站),并自行举办了滑雪、春游等活动。这些活动,加强了校友间的联系,扩大了哈工大在本地区的影响力,并得到大专联成员的一致好评和领导层的高度认可。在刚刚结束的第21届大专联换届选举中,哈工大华盛顿地区校友会被推举为常务理事成员,校友会副会长潘瑛被选为大专联副会长。
  校友会从筹备到正式建立大约经过了将近一年的时间。之所以这么久,我们主要是想解决校友会的代表性问题。希望这个新成立的校友会,能够最广泛地代表在华盛顿地区居住的哈工大校友,最大限度地代表大家的共同意志和利益,而不是成为一个闭门造车、大多数本地区校友都不知情或不认可的产物。因此,我们花了很大力气通过各种途径广而告之,期望所有有兴趣的校友都知晓、了解并参与。在这个群体的规模达到了相当的程度,并通过几次活动让大家相互了解和熟识之后,才最终通过民主选举的办法推选出校友会的组织机构,并表决通过相应的章程。目前,在我们校友会注册的校友数量已经近百人,并且还在持续扩大中。越来越多的校友与我们联络,加入我们这个大家庭中。甚至,一些远在宾州、北卡、新泽西的校友也参与进来,长途驱车三四个小时来参加我们的活动。
  回顾整个校友会的成立过程,从形成想法到着手准备,一直到最后正式组建,我觉得对组织者来说,最困难的是初期筹划的几个月。这段时间,大家对组织者不了解,也不清楚校友会最终是否能成功建立和运作,所以普遍持观望态度,而且团队尚未形成,工作无法分担。在缺乏协同和支持的情况下,需要组织者投入非常大的精力和热情。如果没有对母校的热爱,这是很难做到的。但一旦经历了一两次成功的活动,校友们的热情就很容易被激发出来,众人拾柴火焰高,以后的工作就会逐渐走上正轨,越来越容易。
  尽管在所有校友会成员的共同努力下,校友会组织的活动十分成功。但是我也一直在思考一个问题,我们组建的是校友会,而不是校友联谊会。校友会的最终目的是服务母校、服务校友。如何让校友会更充分地发挥自身作用,满足校友更高层次的需求,同时对母校有所回馈,而不只是单纯地组织联谊聚会活动呢?和国内校友会校友群体庞大、分布广泛不同,海外校友会有其自身特点,以华盛顿地区校友会为例,华盛顿地区尚属海外华人比较密集的地区之一,但在这个地区的哈工大校友数量估计最多也就300人左右。这其中能联系上并且有兴趣参加校友会活动的人数就更少。这种情况下想要组织起有水平的科技文化交流或其他活动难度很大。另外,在这样一个小基数的群体里,出现有突出成就的科学家或企业家的概率也比较低,回报母校的能力相对也就有限。经过一段时间思考,我觉得可以利用海外校友的独特优势来为母校做贡献。
  随着国内经济、科技、文化与世界的交流越来越频繁,校内学生对赴海外读书留学或找工作就业的需求也越来越高。尤其是近些年,哈工大师生出国的数量有了明显的增长。这部分有出国意愿的学生渴望获取海外学校和生活的各种信息。同时,每年海外的校友们总有一部分因各种原因回母校。然而,这中间很大一部分校友毕业时间较长,在学校缺乏熟识的同学朋友,所以回校也只能走马观花地看一看,既不能充分向学校贡献自己的专长和所能,也满足不了对母校深层次感情交流的需求。所以我觉得校友会可以在里面起一个桥梁作用,在海外校友返校之前,通知校友会,校友会核实信息以后转给校友总会,然后校友总会通过一定渠道和方式传达给感兴趣的在校同学。返校的校友可以召开一个人数、形式不限的小范围座谈会,把自己的人生经验传授给低年级的同学,同时给有留学意愿的同学提供信息。有兴趣的教师也可以参加这种活动,作为科技交流的一种方式,了解海外科研动态,为以后可能的学术交流合作建立基础。海外校友和母校交流不如国内方便,这种平台可能在一定程度上起到弥补作用,作为官方交流的一种补充。
  除了扩大交流,其他潜在的益处在于:
  (1)给返校的海外校友提供机会向低年级的学弟学妹们传授经验和知识,一定程度上可以满足自己的成就感,而大多数非学校邀请的校友恰恰缺乏这样一种机会。
  (2)可以在参与座谈的学生中招募志愿者,陪同返校的学长学姐参观校园或实验室。在这种交流活动中,同专业的学生兴趣肯定会更为浓厚。如果由他们陪同参观实验室,介绍校友给专业老师认识,不仅能给返校的校友创造更多便利条件,而且会让校友产生很强烈的回家一样的温暖感觉,拉近毕业校友和母校间的距离。
  (3)由于是非正式的交流活动,规模可大可小,形式可以根据具体情况灵活多样。这样没做过大型讲座的校友不会形成心理压力,从而可以鼓励更多的校友参与。此外,双方的参与人员相对随意,不必花费过多的精力和时间。校友不需要投入特别多的精力准备演讲内容,学生也不需要布置会场、组织听众,而且接待活动由学生自己完成,学校的各级行政单位只发布信息,做最小限度的参与,不会增加额外的负担。
  (4)如果活动能成功开展并持续下去,形成品牌或示范效应,长远上有可能发展成一个校友论坛,让一部分有兴趣的国内校友也参与进来,给在校学生提供更多可利用的信息和条件。
  以上是本人对如何建设海外校友会,使校友会更好地服务母校和校友提出的一点粗浅建议。希望与哈工大校友总会和各地校友会的领导们切磋讨论,寻找提高校友会建设水平的办法。