为加强对哈工大各地校友组织使用学校名称和商标的规范管理，落实学校工作部署，根据《哈尔滨工业大学名称和商标使用管理办法》和《哈尔滨工业大学关于各地校友会建设的指导意见》，结合各地校友会工作实际，制订本实施细则。
一、适用范围
本细则适用于，海内外冠用哈尔滨工业大学或哈工大名称的各级各类校友组织，其中包括经学校批准在当地登记注册的校友会。
二、对各地校友会机构名称进行清理
对地方校友会长期失联，组织不健全，多年不组织联谊活动，不能正常履行校友会作用，报请学校予以撤销。
三、保留和规范各地校友会机构名称
对于组织不健全，不能按期换届，没有联谊活动，只有联系人，已经被降为“联系点”的校友会，进行黄牌警示，暂时保留校友会机构，限期一年进行换届改选，如果仍然达不到要求的建议学校撤销。
四、对各级各类校友会的管理
采取年检的办法，对每个校友会逐一进行年度审核。地方校友会每年必须上报总会一次备案材料，其中包括：《章程》或是否进行了修改；组织机构或是否进行了换届及人员调整；组织开展的活动情况；其他需要报备的材料。
五、关于成立新的校友组织或使用学校名称
对新成立或使用哈尔滨工业大学名称的校友组织，必须严格执行学校的有关文件，履行的正常的审批程序，经过校友或地方校友会申请，报学校国有资产管理处审批，经学校批准同意后方可使用。
对未经过学校批准同意，擅自使用的责令其限期整改，拒不执行采取措施或追究有关人员责任。
哈尔滨工业大学校友工作办公室
2020年6月18日
